Vouloir se lancer dans l’organisation d’événements d’entreprise peut avoir plusieurs raisons : améliorer la cohésion de l’équipe, renforcer l’esprit d’équipe ou motiver la team. Selon l’objectif fixé pour cet événement, il peut se présenter sous différentes formes : séminaire, conférence, spectacle ou congrès, lancement d’un nouveau produit, team building, salons ou expositions, etc. Quelle que soit la dimension de votre journée événementielle, elle apportera un moment de détente et de satisfaction à votre public. Cela aura un impact sur leur motivation et leurs résultats.
Les étapes pour organiser un événement d’entreprise
Avant de se lancer dans l’organisation proprement dite de l’événement, il est conseillé d’établir un projet pour définir les différentes étapes afin de s’assurer d’atteindre les objectifs fixés :
Quel type d’événement ?
Il est important de savoir quel style d’événement vous souhaitez organiser pour fixer votre ligne organisationnelle :
- événement interne à la société ou ouvert aux partenaires et aux collaborateurs extérieurs ?
- ambiance plutôt décontractée, festive ou professionnelle ?
Quel lieu ?
Savoir si vous souhaitez une organisation en extérieur ou en intérieur vous aidera à limiter vos choix quant au lieu : locaux de l’entreprise, salle (de fête ou de spectacle…), etc. Il faudra tenir compte de la distance séparant les locaux de l’entreprise et le lieu où se tiendra l’événement pour faciliter l’accès aux participants.
Qui sont les invités ?
Selon les participants prévus, l’organisation peut varier : employés, clients, fournisseurs, journalistes, etc.
Quel est l’objectif à atteindre ?
- stratégique ?
- développement de la culture d’entreprise ?
- lancement d’un nouveau produit ou d’un nouveau service ?
- sensibiliser les clients ?
- convaincre de nouveaux partenaires ?
- etc.
A quel moment ?
Afin de s’assurer d’avoir les participants attendus, et pour que ceux-ci puissent d’organiser, il est nécessaire de choisir un moment favorable à tous :
- déjeuner, dîner, soirée ?
- quel jour de la semaine ?
- durée de l’événement ?
Quelle organisation ?
La formation d’une équipe dédiée pour l’organisation de l’événement ou collaborer avec un organisateur d’événements permettra de ne rien oublier d’important. Répartir les tâches au sein des employés est un excellent moyen de responsabiliser les équipes et de les souder.
Un traiteur ou une agence d’événementiel ?
Selon la formule choisie pour l’événement, la charge organisationnelle peut varier. Il faudra savoir s’il n’est pas préférable d’engager un prestataire qui se chargera de tout : de l’animation de l’événement, en passant par la gestion des invités, jusqu’au traiteur.
Quel budget ?
Afin de ne pas avoir de surprises budgétaires au final, il est nécessaire de l’établir avant toute action. Il fera partie de la ligne directrice dans l’organisation de l’événement qui sera lui-même à la hauteur de vos moyens.
Quid de la communication ?
Pour qu’un événement soit réussi, il faut que les participants attendus soient présents. Il est donc important de communiquer pour que chaque personne ou entité cible soit atteinte. Penser à préparer les invitations soigneusement, créer des affiches présentant l’événement, utiliser les réseaux sociaux, les mails, et même annoncer l’événement avec le logo structure gonflable, etc.
Les avantages d’un événement d’entreprise
Quelle que soit la forme de l’événement (conférence, animation d’entreprise, séminaire, team-building, etc.), elle doit avoir une connotation positive, car elle peut offrir des avantages à différents niveaux.
- La cohésion d’équipe : les employés partagent un moment professionnel privilégié et participent aux activités entre collègues. C’est un moyen pour tout un chacun d’apprendre à se connaître en dehors du milieu strictement professionnel, se découvrir et voir les qualités morales des collaborateurs. L’événement d’entreprise est une solution pour renforcer les relations inter-personnelles dans l’entreprise.
- Présenter un produit : organiser un événement pour promouvoir ou lancer un nouveau produit permet aux organisateurs d’atteindre un large public : les clients viennent voir en direct les offres et les produits proposés. Cela attire plus de clients et donne plus de visibilité à l’entreprise. La location structure gonflable 54 auprès d’une agence événementielle ou de prestataires professionnels vous aidera dans la mise en valeur votre produit lors de vos présentations.
- Marquer les réussites : il est important pour une entreprise de mettre en valeur les réalisations faites par l’entreprise, mais aussi remercier les équipes pour leurs contributions. C’est une manière de récompenser les efforts fournis par le travail des employés et de motiver les équipes.
Les bénéfices d’utiliser des structures gonflables pour promouvoir votre événement professionnel
Dans le monde de l’événementiel, la publicité prend une place importante. Dans cet objectif, plusieurs techniques marketing ont été développées sur le marché. Les gonflables publicitaires sont aujourd’hui de plus en plus demandés, car ils présentent plusieurs avantages :
- Une publicité mobile et pratique : le gonflable publicitaire est une structure mobile et légère. Elle est facile à installer, à démonter et à ranger, puisqu’elle n’est pas encombrante. Chose non négligeable : elle est réutilisable.
- Un choix élargi de designs :
- les stands : gonflables sous forme d’igloo, de dôme, de tunnel, igloo, etc. ;
- les colonnes : gonflables sous forme de potence, bulle télescopique, etc.
- les arches : gonflables sous forme d’une arche de petite ou grande taille.
- Un outil de marketing personnalisable : les gonflables publicitaires permettent aux entreprises de se démarquer face à leurs concurrents. Ils donnent aux entreprises la possibilité de mettre en valeur leurs services et leurs produits, tout en les personnalisant par le positionnement du logo, la mise en images des produits, la création d’un gonflable publicitaire sous la forme des produits, etc.
- Un outil de décoration : la diversité de la forme des gonflables publicitaires et leur couleur leur permet de s’adapter à tous types d’intérieurs, pour mettre en valeur les pièces dans lesquelles ils sont installés. Lors d’événements d’entreprise, les structures gonflables, comme le ballon hélium, sont d’excellents objets de décoration.
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