Vous prévoyez d’organiser un événement pour le compte de votre entreprise ? Un espace extérieur constitue un excellent choix. Qu’il s’agisse d’un salon professionnel, d’un lancement de produit ou d’un séminaire, la conception d’un événement commercial passe par plusieurs étapes. Dans ce guide, vous trouverez des conseils d’experts pour le mettre en place.
Définissez votre projet
Un événement commercial peut être planifié pour diverses raisons. Ainsi, la première étape consiste à concevoir votre projet. Demandez-vous quels sont les objectifs de votre rencontre. Souhaitez-vous augmenter la notoriété de votre entreprise, partager votre expertise avec vos pairs ou convaincre des investisseurs potentiels ? Vos objectifs définissent le format de votre événement et la stratégie à adopter. Pour un lancement de nouveau produit, la street communication constitue, par exemple, un outil efficace.
Définissez votre budget
Il est important de préparer un budget dès le départ. Cela vous aidera à déterminer quel montant vous êtes prêt à investir dans chaque aspect de l’organisation. En effet, les postes de dépense à prévoir sont nombreux :
- Le lieu de l’événement ;
- Le traiteur ;
- Le matériel événementiel ;
- Le mobilier ;
- Les hôtesses ;
- Les assurances…
La décoration d’événement professionnel ne doit pas non plus être omise. Elle contribue grandement à la réussite de votre projet.
Les questions à se poser
Pour vous aider dans l’établissement d’un budget, posez-vous les bonnes questions :
- Quelles sont vos sources de financement extérieures ?
- Votre budget est-il limité ou imposé ?
- L’accès à la manifestation sera-t-il gratuit ou payant ?
Vous pouvez tenir un tableau Excel dans lequel vous marquerez les estimations de coûts ainsi que les rentrées et les sorties d’argent durant la planification de l’événement.
Ciblez votre public
La définition du public va de pair avec la définition des objectifs. En effet, vous devez identifier votre audience dès la conception du plan d’organisation de l’événement. Déterminez combien de personnes vous souhaitez convier à la manifestation.
Les questions à se poser
Pour faciliter le ciblage, voici les questions que vous devriez vous poser :
- Quelle cible répondra le mieux aux objectifs fixés ?
- Que peut apporter votre événement à votre public ?
- Combien de personnes souhaitez-vous inviter à l’événement ?
- Quelle cible serait prête à payer pour venir à votre manifestation ? (Dans le cas d’une entrée payante).
Fixer la date et le lieu
Le choix de la date et du lieu repose sur plusieurs éléments. Cette étape est importante, car elle garantit l’atteinte des objectifs. En effet, pour que l’événement soit une réussite, toutes les personnes conviées doivent avant tout y être présentes.
La date de l’événement
Tout d’abord, choisissez une date en prenant en compte le calendrier événementiel de vos concurrents. Surtout, évitez de programmer votre événement en même temps qu’eux. Par ailleurs, il est préférable de le planifier en dehors des vacances scolaires et des jours fériés. Enfin, optez pour une date qui ne soit ni trop proche ni trop éloignée. Dans le premier cas, vos invités pourraient ne pas avoir de temps pour s’organiser. Dans le second, vous prenez le risque qu’ils oublient votre manifestation le moment venu. N’oubliez pas de réfléchir à la durée de l’événement. Si vous prévoyez d’aborder plusieurs sujets, il peut aussi se dérouler sur plusieurs jours.
Le lieu de l’événement
L’endroit doit être en mesure d’accueillir tous les participants. Assurez-vous qu’il est facile d’accès et qu’il propose différentes installations pour plus de commodités. Par exemple, un espace en plein air peut mettre à votre disposition un podium pour faire vos conférences. Privilégiez également un lieu qui dispose de suffisamment de places de parking. Ainsi, tout le monde pourra garer sa voiture non loin de la manifestation.
Anticiper les changements de température
Si vous choisissez d’organiser votre événement à l’extérieur, prévoyez des solutions en cas de changements de température : des coussins de camping, des espaces abrités par un toit, des tentes de protection contre la pluie, des parapluies… De même, vérifiez que vos supports d’affichage sont solidement fixés au sol.
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